Cómo agregar empleados
Registra a tus empleados para poder emitirles recibos de nómina.
Registra a tus empleados antes de crear nóminas
Para emitir recibos de nómina en Billy, primero necesitas registrar a tus empleados con sus datos fiscales y laborales. Solo necesitas hacerlo una vez por empleado. Después, cada vez que crees un recibo de nómina, Billy usa esos datos automáticamente.
Agrega un empleado paso a paso
Ve a la sección de Empleados
Puedes ir directamente a Empleados y hacer clic en 'Crear Empleado' en la esquina superior derecha, o crear uno al momento de hacer una nómina con el botón 'Crear Nuevo Empleado'.
Ingresa los datos personales
Escribe el nombre completo, RFC, CURP, email, código postal fiscal, uso de CFDI y régimen fiscal de tu empleado.
Ingresa los datos laborales
Agrega el número de empleado, entidad federativa, tipo de régimen, tipo de contrato, si está sindicalizado y periodicidad de pago. El tipo de régimen y el tipo de contrato deben corresponder entre sí: los contratos 01 a 08 (asalariados) admiten los régimenes 02, 03 y 04; los contratos 09, 10 y 99 (asimilados a salarios) admiten los régimenes 05 a 13 y 99. Billy rechaza la combinación inválida al guardar, en vez de dejar que el SAT la rechace al timbrar.
Configura el salario
Ingresa el salario base mensual. Billy calculará automáticamente el Salario Diario Integrado (SDI) cuando ingreses el código postal, salario base y fecha de inicio de relaciones laborales.
Asigna una sucursal (opcional pero recomendado)
Si tienes sucursales configuradas, puedes asignar al empleado a una de ellas. Al hacerlo, Billy usará automáticamente el código postal y el registro patronal de esa sucursal cada vez que crees una nómina para este empleado.
Agrega datos adicionales
Opcionalmente puedes agregar tipo de jornada, departamento, puesto, riesgo del puesto, NSS, cuenta bancaria y banco.
Guarda el empleado
Haz clic en 'Guardar'. El empleado aparecerá en tu lista y podrás seleccionarlo al crear recibos de nómina.
Billy calcula automáticamente el Salario Diario Integrado (SDI) cuando ingresas tres datos clave: código postal (para determinar zona salarial), salario base mensual y fecha de inicio de relaciones laborales (para calcular años de servicio y vacaciones). Billy también valida que el salario no sea menor al mínimo legal y ajusta el SDI si es necesario.
Si tu organización tiene varias sucursales (por ejemplo, con distintos registros patronales del IMSS), asignar al empleado a su sucursal correspondiente hace que Billy pre-seleccione automáticamente ese registro patronal y código postal cada vez que emitas su nómina. Esto evita errores y ahorra tiempo en cada periodo de pago. Puedes configurar las sucursales desde Configuración de tu organización.
Campos que llenas para agregar un empleado
| Campo | Requerido | Qué significa |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre completo del empleado |
| Opcional | Correo electrónico del empleado | |
| RFC | Sí | RFC del empleado (12-13 caracteres) |
| Código Postal Fiscal | Sí | Código postal del domicilio fiscal (5 dígitos) |
| Uso de CFDI | Sí | Uso del CFDI para nóminas (generalmente CN01) |
| Régimen Fiscal | Sí | Régimen fiscal del empleado |
| CURP | Sí | CURP del empleado (18 caracteres) |
| NSS | Opcional | Número de Seguro Social (11 dígitos) |
| Número de Empleado | Sí | Identificador único en tu empresa |
| Entidad Federativa | Sí | Estado donde trabaja el empleado |
| Tipo de Régimen | Sí | Tipo de régimen (generalmente 02 para sueldos). Debe corresponder al Tipo de Contrato: los contratos 01 a 08 (asalariados) admiten los régimenes 02 (Sueldos), 03 (Jubilados) y 04 (Pensionados); los contratos 09, 10 y 99 (asimilados a salarios) admiten los régimenes 05 a 13 y 99. |
| Tipo de Nómina | Opcional | Tipo de nómina (ordinaria, extraordinaria, etc.) |
| Tipo de Contrato | Sí | Tipo de contrato laboral (01, 02, 03, etc.). Debe corresponder al Tipo de Régimen: los contratos 01 a 08 (asalariados) admiten los régimenes 02 (Sueldos), 03 (Jubilados) y 04 (Pensionados); los contratos 09, 10 y 99 (asimilados a salarios) admiten los régimenes 05 a 13 y 99. |
| Sindicalizado | Sí | Si el empleado está sindicalizado (Sí/No) |
| Tipo de Jornada | Opcional | Tipo de jornada laboral |
| Departamento | Opcional | Departamento donde trabaja |
| Puesto | Opcional | Puesto del empleado |
| Riesgo del Puesto | Opcional | Clave de riesgo del puesto |
| Periodicidad de Pago | Sí | Frecuencia de pago (diaria, semanal, quincenal, mensual) |
| Salario Base | Sí | Salario mensual base (mínimo $315.04) |
| Salario Diario | Calculado por Billy | Salario Diario Integrado (SDI) calculado automáticamente |
| Fecha de Inicio de Relaciones | Opcional | Fecha cuando comenzó a trabajar contigo |
| Moneda | Sí | Moneda del pago (generalmente MXN) |
| Cuenta Bancaria | Opcional | Cuenta para depósito (10-18 dígitos) |
| Banco | Opcional | Banco donde tiene cuenta el empleado |