Carga masiva con CSV
Importa clientes, empleados y productos en lote subiendo un archivo CSV.
Importa tus datos en segundos con un archivo CSV
Si estás migrando de otro sistema de facturación o tienes una lista larga de clientes, empleados o productos, no necesitas capturarlos uno por uno. Billy te permite subir un archivo CSV (el formato estándar de hojas de cálculo) para importar todos tus registros de golpe. El proceso es sencillo: descargas una plantilla, la llenas con tus datos, la subes a Billy, revisas una vista previa y confirmas la importación.
¿Dónde encuentras el botón de carga masiva?
El botón 'Subir CSV' aparece en la barra de herramientas de cada tabla: Clientes, Empleados y Productos. Lo verás junto al botón de 'Agregar' y el botón de actualizar. Solo aparece si tienes una suscripción activa y permisos de escritura en la organización (los usuarios con rol 'Lector' no lo ven).
¿Cómo funcionan las tablas en Billy?
Antes de usar la carga masiva, es útil conocer las tablas de Billy. Cada sección (Clientes, Empleados, Productos, Facturas) muestra tus datos en una tabla interactiva. Puedes filtrar por cualquier columna usando el buscador superior, reordenar columnas arrastrándolas con el ícono de agarre, ocultar columnas que no necesites desde el menú 'Columnas', ordenar de forma ascendente o descendente haciendo clic en el encabezado, y paginar resultados eligiendo cuántos registros ver por página. Billy recuerda tus preferencias de orden y visibilidad de columnas entre sesiones.
¿Cómo importar datos con CSV paso a paso?
Ve a la sección que quieres llenar
Abre Clientes, Empleados o Productos desde el menú lateral.
Haz clic en 'Subir CSV'
En la barra de herramientas de la tabla, junto al botón de agregar, verás el botón 'Subir CSV'. Haz clic para abrir el asistente de importación.
Descarga la plantilla
Billy genera una plantilla CSV con los encabezados correctos y una fila de ejemplo. Haz clic en 'Descargar plantilla' para obtenerla. Ábrela en Excel, Google Sheets o cualquier editor de hojas de cálculo.
Llena la plantilla con tus datos
Agrega una fila por cada registro. Los campos obligatorios deben estar completos; los opcionales pueden quedar vacíos. Al terminar, guarda el archivo como CSV UTF-8.
Sube el archivo
Arrastra el archivo CSV a la zona de carga o haz clic para seleccionarlo desde tu computadora. Billy acepta archivos de hasta 5 MB.
Revisa la vista previa
Billy valida cada fila al instante. Verás las filas válidas en verde y las que tienen errores en rojo. Puedes expandir cada fila con error para ver qué campo falta o tiene formato incorrecto.
Confirma la importación
Si todo se ve bien, haz clic en 'Importar N registros'. Billy solo importa las filas válidas; las filas con errores se omiten y puedes descargarlas como CSV para corregirlas.
Revisa el resultado
Al terminar, Billy te muestra cuántos registros se importaron exitosamente. Cierra el diálogo y verás tus nuevos registros en la tabla.
¿Qué puedes importar con CSV?
| Entidad | Campos obligatorios | Campos opcionales |
|---|---|---|
| Clientes | RFC, razón social, régimen fiscal, uso de CFDI, código postal | Nombre, correos (hasta 3), dirección completa |
| Empleados | Nombre, RFC, CURP, código postal, régimen fiscal, uso de CFDI, número de empleado, entidad federativa, tipo de régimen, tipo de contrato, sindicalizado, periodicidad de pago, moneda | Correo, NSS, tipo de nómina, tipo de jornada, departamento, puesto, riesgo de puesto, salario base, salario diario, fecha de inicio, cuenta bancaria, banco |
| Productos | Nombre, descripción, código de servicio SAT, código de unidad, precio unitario, cantidad, objeto de impuesto | Descuento |
¿Qué valida Billy en cada fila?
Billy valida los datos de cada fila antes de importar, usando las mismas reglas que aplica cuando agregas un registro manualmente. Por ejemplo: el RFC debe tener formato válido (12-13 caracteres con la estructura del SAT), el CURP debe tener 18 caracteres con formato oficial, los códigos postales deben ser de 5 dígitos, los salarios deben cumplir con los límites legales (mínimo $315.04 para salario base, máximo 25 UMAs para salario diario integrado), y los nombres de productos no se pueden repetir dentro de la misma organización. Si una fila tiene un error en cualquier campo, Billy la marca en rojo y te muestra exactamente qué corregir.
Billy importa únicamente las filas que pasan la validación. Si tu archivo tiene 50 filas y 5 tienen errores, Billy importa las 45 válidas y te reporta las 5 que fallaron. Puedes descargar las filas fallidas como un CSV aparte, corregirlas y volver a subirlas.
Si usas Excel, al guardar elige 'CSV UTF-8 (delimitado por comas)' en lugar de solo 'CSV'. Esto asegura que los caracteres especiales como ñ, acentos (á, é) y otros se importen correctamente. Google Sheets exporta en UTF-8 por defecto, así que no necesitas hacer nada especial.
Para productos, Billy revisa que el nombre no exista ya en tu catálogo ni se repita dentro del mismo archivo CSV. Para clientes, si un RFC ya existe en tu organización, la fila se rechaza con un error de duplicado. Esto evita que crees registros repetidos por accidente.
Si tu archivo tiene más de 100 filas, Billy las procesa en lotes de 100 para mantener la estabilidad. Verás una barra de progreso que te indica el avance. No cierres la ventana mientras se importan los datos.