Cómo importar facturas de otro sistema
Importa facturas ya timbradas en otra plataforma para usarlas en notas de crédito y complementos de pago.
¿Para qué sirve importar facturas?
Si vienes de otro sistema de facturación (por ejemplo, al migrar de otra plataforma a Billy) y tienes facturas ya timbradas ante el SAT, puedes importarlas a Billy para seguir dándoles seguimiento: crear notas de crédito o complementos de pago sobre ellas, sin necesidad de volver a timbrarlas.
Importa tus facturas paso a paso
Ve a la sección de Facturas
Abre la lista de Facturas desde el menú principal.
Haz clic en 'Importar CFDIs'
En la barra de herramientas, haz clic en el botón con el ícono de subir archivo.
Selecciona tus archivos XML
Puedes seleccionar hasta 1000 archivos a la vez, de hasta 512 KB cada uno. Cada archivo debe ser el XML original que el SAT timbró — no el PDF.
Espera la validación
Primero Billy sube tus archivos: espera a que termine la carga (verás 'Subiendo X de Y') sin cerrar la pestaña. A partir de ahí la importación continúa sola, aunque cierres la ventana o la pestaña: Billy valida cada factura contra el SAT antes de importarla, para confirmar que sigue vigente, te avisa por correo cuando termina, y puedes volver a abrirla desde el mismo botón para ver el avance.
Revisa el resultado
Al terminar verás cuántas facturas se importaron correctamente y cuáles fallaron, con el motivo de cada falla. Las que fallaron por un problema temporal (por ejemplo, el SAT no respondió) se pueden reintentar desde ahí con el botón 'Reintentar fallidos', sin volver a subirlas, durante los 7 días siguientes; después tendrás que subirlas como una nueva importación. Si una importación se interrumpe antes de terminar, no pierdes lo avanzado aunque hayas cerrado la pestaña: al volver a entrar a Facturas (o recargar la página) y abrir 'Importar CFDIs' verás los archivos que no se alcanzaron a procesar y podrás reintentarlos desde ahí, dentro de esos mismos 7 días y mientras no hagas otra importación.
Billy únicamente importa comprobantes de tipo Ingreso. Notas de crédito, complementos de pago o recibos de nómina emitidos en otro sistema no se pueden importar por este medio.
En la tabla de Facturas, una factura importada aparece con el estatus 'Importado' en lugar de 'Timbrada', y Billy le antepone 'IMP-' al folio original (por ejemplo, la factura 45012 de tu sistema anterior aparece como IMP-45012) para que nunca se confunda con la numeración propia de Billy. Si importas otra factura con la misma serie y folio, Billy agrega al final los primeros 4 caracteres de su folio fiscal para distinguirlas (por ejemplo, IMP-45012-1A2B; si esos ya están en uso, agrega más). Si las dos vienen en la misma importación, ambas llevan ese sufijo desde el principio. Se ordena, se filtra por mes y se cuenta en tus reportes según su fecha de emisión original, no según la fecha en que la importaste. Puedes descargar su PDF y XML, y usarla como factura relacionada al crear una nota de crédito o un complemento de pago, igual que cualquier otra factura. La excepción es una factura global (RFC XAXX010101000, público en general) cuyo XML no traiga el periodo de la factura global: no puedes crear una nota de crédito sobre ella y Billy te lo indica al guardar. Lo mismo ocurre si el periodo de esa factura global es de hace más de 5 años: el SAT ya no lo acepta en una nota de crédito.
Una factura importada no se puede cancelar ni reemplazar desde Billy — esas acciones dependen del sistema donde se timbró originalmente.
Billy solo importa facturas de tipo Ingreso, así que los complementos de pago que hayas emitido en tu sistema anterior no vienen con ellas. Si una factura importada ya tenía pagos parciales antes de migrar, Billy no tiene registro de ellos y propone como Saldo Anterior el total de la factura, descontando solo las notas de crédito vigentes con forma de pago 15 (Condonación), en la moneda de la factura, que hayas emitido en Billy y que no tengan una cancelación en proceso. Billy no tiene registro de las notas de crédito ni de los pagos de tu sistema anterior. Al crear el complemento verás un aviso en ese campo. Verifica la cantidad contra tus registros y, si no coincide, escribe el saldo correcto en el campo Saldo Anterior antes de timbrar: es un dato que queda sellado ante el SAT. Billy conserva la cantidad que escribiste, también si guardas el complemento como borrador, y calcula el Saldo Insoluto a partir de ella. Si al reabrir el borrador otro complemento ya usó esa parcialidad, Billy le asigna la siguiente y vuelve a calcular el Saldo Anterior: revísalo antes de timbrar.
Preguntas frecuentes
¿Por qué me dice que la factura ya fue importada?
Cada factura solo se puede importar una vez, identificada por su folio fiscal (UUID). Si ya la importaste antes, Billy rechaza el duplicado.
¿Por qué falló la importación de mi archivo?
Las causas más comunes son: el archivo no es un CFDI de tipo Ingreso (por ejemplo, una constancia de retenciones), el RFC del emisor no coincide con el de tu organización, el SAT ya no reconoce la factura como vigente (cancelada o no encontrada), o el mismo archivo venía repetido dentro de la importación.
¿Puedo importar facturas de otras empresas?
No. El RFC del emisor en el XML debe coincidir con el RFC de tu organización en Billy.
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