Cómo validar datos fiscales ante el SAT
Guía paso a paso para verificar que el nombre, RFC, código postal y régimen fiscal de tu cliente sean correctos antes de facturar.
¿Por qué Billy valida los datos fiscales de tu cliente?
Desde CFDI 4.0, el SAT exige que los cuatro datos fiscales del receptor —RFC, nombre o razón social, código postal y régimen fiscal— coincidan exactamente con los registrados en el padrón del SAT. Si hay cualquier diferencia, aunque sea un espacio o una abreviatura distinta, la factura no puede timbrase. Billy consulta al SAT antes de guardar un cliente nuevo para avisarte de inmediato si algún dato no cuadra, evitando que descubras el error justo cuando vas a facturar.
Qué verifica el SAT en cada campo
| Campo | Qué verifica el SAT | Error frecuente |
|---|---|---|
| RFC | Que exista y esté activo en el padrón | RFC dado de baja o con caracteres incorrectos |
| Nombre / Razón Social | Coincidencia exacta, incluyendo mayúsculas, puntos y acentos | "SA DE CV" en lugar de "S.A. DE C.V.", falta de Ñ |
| Código Postal | Que corresponda al domicilio fiscal registrado, no al domicilio de entrega | Usar el CP de la oficina o sucursal en lugar del CP fiscal |
| Régimen Fiscal | Que sea el régimen vigente del contribuyente | Régimen anterior si el cliente cambió recientemente |
Paso 1 — Pide la Constancia de Situación Fiscal a tu cliente
Solicita la constancia a tu cliente
Pídele que descargue su Constancia de Situación Fiscal desde el portal del SAT. Es un trámite gratuito que toma menos de 5 minutos desde el portal del SAT o la app SAT Móvil.
Verifica que esté actualizada
La constancia debe ser reciente. Si tu cliente cambió de régimen fiscal o de domicilio en los últimos meses, necesita descargar una nueva; la anterior puede tener datos distintos a los del padrón actual.
Copia los datos exactamente como aparecen en la constancia
Usa el nombre tal como aparece escrito: mayúsculas, puntos, acentos y todo. Un solo carácter diferente provoca el error de validación.
Paso 2 — Verifica los datos directamente en el SAT
Entra al validador del SAT
Ve a portalsat.plataforma.sat.gob.mx/ConsultaRFC/ — este es el portal oficial para consultar el padrón del SAT. Si no carga, usa el alternativo: agsc.siat.sat.gob.mx/PTSC/ValidaRFC/index.jsf
Abrir validador del SAT →Ingresa el RFC de tu cliente
Escribe el RFC completo (12 caracteres para personas morales, 13 para personas físicas) y completa el captcha.
Revisa el nombre y régimen que muestra el SAT
El portal te mostrará el nombre exacto y el régimen fiscal que tiene registrado. Compara carácter por carácter con los datos que usaste en Billy.
Verifica el código postal fiscal
El código postal que debes usar es el del domicilio fiscal (no el domicilio de entrega). Si tu cliente tiene varias sucursales, el dato correcto está en la Constancia de Situación Fiscal bajo "Domicilio Fiscal".
Actualiza los datos en Billy y vuelve a intentarlo
Una vez que tengas el nombre, código postal y régimen exactos del SAT, actualiza los datos de tu cliente en Billy y guarda de nuevo.
Errores frecuentes y cómo corregirlos
| Mensaje de error | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| El nombre no coincide | La razón social tiene abreviaturas distintas a las del padrón (p. ej. "S.A." vs "SA") | Copia el nombre exactamente como aparece en el validador del SAT o en la CSF |
| El nombre no coincide | Falta o sobra la Ñ, un acento o un punto | Revisa carácter por carácter. La Ñ y los acentos sí importan |
| El código postal no coincide | Usaste el CP de la sucursal o dirección de entrega | Usa el CP del domicilio fiscal que aparece en la CSF |
| El régimen fiscal no coincide | El cliente cambió de régimen recientemente y la CSF que tienes es antigua | Pide una CSF actualizada a tu cliente |
| El RFC no existe en el SAT | RFC capturado con un carácter incorrecto, o el RFC está dado de baja | Verifica el RFC dígito a dígito contra la CSF. Si está dado de baja, no se puede facturar a ese receptor |
No corrijas la ortografía ni cambies el formato del nombre aunque te parezca incorrecto. Si el SAT tiene registrado "DISTRIBUIDORA EL AGUILA S.A. DE C.V." así debe quedar, con puntos y todo. Cualquier cambio, por mínimo que sea, hace fallar la validación.
Si el SAT indica que el RFC no existe o está dado de baja, verifica primero que no haya un error de captura (una letra o número equivocado). Si el RFC es correcto y el SAT sigue sin encontrarlo, tu cliente necesita regularizar su situación fiscal ante el SAT antes de que puedas facturarle. En ese caso, contáctanos para que te ayudemos a encontrar una solución.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el RFC que me dio mi cliente falla si él puede facturar normalmente?
Tu cliente puede emitir facturas desde su cuenta SAT o sistema aunque su RFC tenga alguna inconsistencia en el padrón. La validación que hace Billy es más estricta porque CFDI 4.0 exige que los datos del receptor coincidan exactamente. Pide la Constancia de Situación Fiscal actualizada y usa esos datos.
¿Cada cuánto cambia la información en el padrón del SAT?
Los cambios de régimen o domicilio fiscal se reflejan en el padrón generalmente en 24 a 72 horas hábiles después de que el contribuyente hace el trámite. Si tu cliente hizo un cambio muy reciente, puede que la validación tarde un día en reconocer los nuevos datos.
¿Qué pasa si mi cliente tiene varias razones sociales o RFCs?
Cada RFC es una entidad fiscal distinta. Debes crear un contacto en Billy por cada RFC. Asegúrate de usar los datos de la constancia correspondiente al RFC con el que quieres facturar.
¿Por qué Billy bloquea los valores que ya intenté antes?
Si ya se confirmó que un valor no coincide, Billy lo recuerda para avisarte de inmediato en lugar de repetir la misma consulta. Cambia el valor que falló y vuelve a intentarlo.
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