Cómo crear una nómina
Guía paso a paso para emitir un recibo de nómina electrónico.
Antes de crear tu primera nómina
Para emitir un recibo de nómina, primero necesitas tener al menos un empleado registrado en Billy con sus datos fiscales completos. Si aún no has registrado empleados, hazlo primero desde la sección de Nóminas > Empleados.
Crea un recibo de nómina paso a paso
Ve a la sección 'Nóminas'
En el menú lateral, haz clic en 'Nóminas'.
Haz clic en 'Crear Nómina'
Billy abre el formulario para crear un recibo de nómina.
Selecciona al empleado
Busca al empleado por nombre o RFC. Billy llena automáticamente sus datos fiscales y laborales.
Sucursal y registro patronal
Si el empleado tiene una sucursal asignada, Billy la selecciona automáticamente y precarga su código postal y registro patronal. Si no tiene sucursal asignada, el campo muestra la sucursal predeterminada de tu organización para que puedas confirmarla o cambiarla. Si no tienes sucursales configuradas, Billy usa el código postal fiscal de tu organización.
Ingresa los datos del periodo
Indica la fecha de pago. Billy calculará automáticamente las fechas del periodo y los días pagados según la periodicidad.
Agrega las percepciones
Las percepciones son lo que le pagas al empleado: sueldo, horas extra, bonos, etc. Billy genera automáticamente el sueldo base. Si eliges una percepción de jubilación —039 (en una sola exhibición) o 044 (en parcialidades)— debes capturar los importes de esa modalidad: la 039 pide el Total en una exhibición, y la 044 pide el Total de la parcialidad y el Monto diario. Sólo puede haber una percepción de jubilación por nómina, porque el CFDI lleva un único nodo de jubilación y admite una sola modalidad.
Agrega las deducciones
Las deducciones son lo que se le descuenta al empleado. Billy calcula automáticamente el ISR e IMSS.
Revisa la prefactura
Antes de timbrar, puedes guardar la nómina como una prefactura para tener una vista previa. Revisa que todo esté correcto: empleado, percepciones, deducciones, totales e impuestos.
Revisa y emite
Verifica que los totales sean correctos (percepciones menos deducciones) y haz clic en 'Emitir Nómina'. Billy certifica el recibo de nómina ante el SAT.
Billy te ayuda con cálculos automáticos: cuando seleccionas la fecha de pago, calcula las fechas del periodo y días pagados; cuando ingresas el salario base, calcula el Salario Diario Integrado (SDI); genera automáticamente la percepción de sueldo (001); calcula ISR (002) e IMSS (001) basado en tus percepciones; y agrega el subsidio para el empleo cuando aplica.
Si el empleado tiene una sucursal asignada, Billy la pre-selecciona automáticamente al abrir el formulario de nómina, cargando el código postal y el registro patronal de esa sucursal. Si el empleado no tiene sucursal asignada, el campo muestra la sucursal predeterminada de tu organización para que puedas confirmarla o cambiarla. Puedes asignar sucursales a tus empleados desde la sección de Empleados.
Campos que llenas en una nómina
| Campo | Requerido | Qué significa |
|---|---|---|
| Empleado | Sí | Selecciona al empleado de tu catálogo. Billy carga sus datos automáticamente |
| Folio | Sí | Número consecutivo de la nómina (se autocompleta) |
| Tipo de Nómina | Sí | Tipo de nómina (generalmente 'O' para ordinaria) |
| Lugar de Expedición | Sí | Código postal donde emites la nómina |
| RFC del Emisor | Sí | Tu RFC como patrón (se copia automáticamente) |
| Nombre del Emisor | Sí | Tu nombre fiscal (se copia automáticamente) |
| Régimen Fiscal del Emisor | Sí | Tu régimen fiscal (se copia automáticamente) |
| CURP del Emisor | Solo si es Persona Física | Tu CURP si eres persona física y tienes contrato 01, 02 o 03 |
| Método de Pago | Sí | Cómo se paga (PUE = pago único, PPD = parcialidades) |
| Forma de Pago | Sí | Forma en que se realiza el pago (transferencia, efectivo, etc.) |
| RFC del Empleado | Sí | RFC del empleado (se carga al seleccionar empleado) |
| Nombre del Empleado | Sí | Nombre completo del empleado (se carga al seleccionar empleado) |
| CURP del Empleado | Sí | CURP del empleado (se carga al seleccionar empleado) |
| Uso del CFDI | Sí | Uso del CFDI del empleado (generalmente 'CN01' para nóminas) |
| Código Postal del Empleado | Sí | Código postal del empleado (se carga al seleccionar empleado) |
| Régimen Fiscal del Empleado | Sí | Régimen fiscal del empleado (se carga al seleccionar empleado) |
| Número de Seguro Social | Si hay Registro Patronal | NSS del empleado (11 dígitos, requerido si tienes registro patronal) |
| Número de Empleado | Sí | Identificador único del empleado en tu empresa |
| Entidad Federativa | Sí | Clave de la entidad donde trabaja el empleado |
| Tipo de Régimen | Sí | Tipo de régimen del empleado (generalmente '02' para sueldos). Debe corresponder al Tipo de Contrato: los contratos 01 a 08 (asalariados) admiten los régimenes 02 (Sueldos), 03 (Jubilados) y 04 (Pensionados); los contratos 09, 10 y 99 (asimilados a salarios) admiten los régimenes 05 a 13 y 99. |
| Tipo de Contrato | Sí | Tipo de contrato laboral (01, 02, 03, etc.). Debe corresponder al Tipo de Régimen: los contratos 01 a 08 (asalariados) admiten los régimenes 02 (Sueldos), 03 (Jubilados) y 04 (Pensionados); los contratos 09, 10 y 99 (asimilados a salarios) admiten los régimenes 05 a 13 y 99. |
| Sindicatizado | Sí | Si el empleado está sindicalizado (true/false) |
| Periodicidad de Pago | Sí | Frecuencia con que pagas (diaria, semanal, quincenal, mensual) |
| Salario Base | Sí | Salario mensual base del empleado (mínimo $315.04) |
| Salario Diario | Calculado por Billy | Salario Diario Integrado (SDI) calculado automáticamente |
| Fecha de Inicio de Relaciones | Sí | Fecha cuando comenzó a trabajar el empleado |
| Fecha de Pago | Sí | Fecha en que se realiza el pago |
| Fecha Inicial de Pago | Calculado por Billy | Inicio del periodo (calculado según periodicidad) |
| Fecha Final de Pago | Calculado por Billy | Fin del periodo (calculado según periodicidad) |
| Días Pagados | Calculado por Billy | Número de días del periodo (calculado automáticamente) |
| Moneda | Sí | Moneda del pago (generalmente MXN) |
| Percepciones (mínimo una) | Sí | Conceptos de pago: sueldo, horas extra, bonos, etc. Si eliges una percepción de jubilación —039 (en una sola exhibición) o 044 (en parcialidades)— debes capturar los importes de esa modalidad: la 039 pide el Total en una exhibición, y la 044 pide el Total de la parcialidad y el Monto diario. Sólo puede haber una percepción de jubilación por nómina, porque el CFDI lleva un único nodo de jubilación y admite una sola modalidad. |
| Deducciones | Opcional | Descuentos: ISR, IMSS, préstamos, etc. (Billy calcula ISR e IMSS) |
| Otros Pagos | Opcional | Subsidios, compensaciones, etc. (Billy agrega subsidio si aplica) |
| Registro Patronal | Para contratos 01, 02, 03 | Registro patronal del IMSS (11 caracteres alfanuméricos) |
| Riesgo del Puesto | Si hay Registro Patronal | Clave de riesgo del puesto del empleado |
| Cuenta Bancaria | Opcional | Cuenta para depósito (10-18 dígitos) |
| Banco | Opcional | Banco donde tiene cuenta el empleado |
Cómo enviar tus nóminas a tu contador
Ve a la sección 'Nóminas'
En el menú lateral, haz clic en 'Nóminas'. Ahí ves la lista de los recibos que has emitido.
Selecciona las nóminas que quieres enviar
Cada fila tiene una casilla en la primera columna. Marca las nóminas del periodo que vas a entregar. La selección se mantiene aunque cambies de página, busques o filtres: puedes armar tu lote poco a poco, y la barra te indica cuántas llevas marcadas y cuántas están fuera de la vista actual.
Haz clic en 'Exportar CSV'
El botón aparece en cuanto seleccionas al menos una nómina, dentro de una barra que te indica cuántas llevas marcadas, por ejemplo '12 seleccionadas'. Puedes exportar todas las que tengas marcadas, incluso las que seleccionaste en otras páginas o búsquedas.
Abre el archivo
Billy descarga un archivo llamado nominas-AAAA-MM-DD.csv con la fecha del día. Ábrelo con Excel o Google Sheets: incluye folio, UUID, fecha, RFC y nombre del receptor, estado, percepciones, deducciones, ISR, subsidio y totales.
Revisa el aviso si Billy omitió alguna
Solo se exportan las nóminas timbradas, porque son las únicas que tienen UUID y montos definitivos. Si dejaste seleccionada alguna sin timbrar, Billy la omite y te lo dice al terminar.
Descargar los PDF y XML
El CSV es un resumen para capturar en la contabilidad, no sustituye a los archivos fiscales. Si tu contador necesita los comprobantes, selecciona las nóminas y usa 'Descargar PDF/XML', que te entrega un ZIP con el PDF y el XML de cada recibo. Esa descarga tiene un tope de documentos por lote: si marcas más, el botón se desactiva y te indica el límite, así que desmarca nóminas hasta que se vuelva a activar y repite la descarga por partes. El CSV no tiene ese tope.
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