Lista de revisión para migrar a Billy desde otro sistema
Qué revisar antes de facturar con Billy si vienes de otra plataforma: código postal, folios, facturas con pagos parciales y facturas a nombre de un cliente.
Antes de tu primera factura en Billy
Si vienes de otra plataforma de facturación, trae tus clientes y tus facturas ya timbradas y revisa estos cuatro puntos antes de emitir tu primer CFDI. Cada uno toma pocos minutos y te evita un rechazo del SAT o un número repetido.
1. Revisa el código postal de cada emisor
El SAT pide que la fecha de la factura corresponda a la hora local del lugar donde se expide. Billy toma esa hora del código postal de tu Lugar de Expedición, también si estás en una zona con hora distinta a la de la Ciudad de México, como Baja California o Sonora. Antes de tu primera factura, confirma que el código postal de tu organización y el de cada sucursal son los correctos: es el que queda en cada CFDI y el que define su fecha.
2. Escribe tu siguiente folio, una vez por cada Serie
Billy no continúa la numeración de tu sistema anterior. Las facturas que importas conservan su folio original con el prefijo 'IMP-' y no cuentan para el consecutivo de Billy, así que tu primera factura nueva propone el folio 1. Para seguir tu numeración, al crear tu primera factura de cada Serie escribe tú el folio que sigue (por ejemplo, si la última fue la A-1250, escribe 1251 en Folio con la Serie A). Desde ahí Billy propone el mayor folio de esa Serie más uno y no tienes que volver a escribirlo. El folio es independiente por Serie y por tipo de documento: repite este paso con tus notas de crédito y tus complementos de pago si también quieres continuar su numeración.
Billy solo importa facturas de ingreso, así que no conoce los pagos que cobraste antes de migrar. Al crear el complemento de pago de una factura importada que ya tenía pagos, Billy propone como Saldo Anterior el total de la factura menos las notas de crédito vigentes con forma de pago 15 (Condonación) que hayas emitido en Billy, y muestra un aviso en ese campo. Antes de timbrar ese complemento, compara el Saldo Anterior con el saldo real que tienes en tus registros. Si no coinciden, escribe el saldo correcto en el campo Saldo Anterior: es un dato que queda sellado ante el SAT. Billy calcula el Saldo Insoluto a partir de la cantidad que escribiste. Las facturas importadas sin pagos ni notas de crédito anteriores a la migración no tienen este problema.
4. Facturas a nombre de un cliente: usa su propio RFC
El RFC genérico de público en general (XAXX010101000) siempre se factura con el nombre PUBLICO EN GENERAL, y Billy no te deja cambiarlo. Si un cliente te pide su factura a su nombre, no uses el RFC genérico con su nombre: registra al cliente con su propio RFC, razón social, régimen fiscal y código postal, y emite la factura a ese RFC. Si tu sistema anterior emitía facturas al RFC genérico con el nombre del cliente, en Billy hazlas con su RFC.
Los clientes de Blikon (y de FactureYa, FEL y Folios Digitales) y los de Alegra se importan con su propio selector de origen, y los productos con una plantilla CSV. Los pasos están en la guía de carga masiva con CSV. Las facturas ya timbradas se importan como XML con la guía de importar facturas de otro sistema.
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