Cómo programar facturas automáticas
Configura facturas recurrentes para que Billy las genere automáticamente cada día, semana, mes o año.
Programa facturas que se generan solas, en piloto automático
Si le facturas lo mismo a un cliente cada mes (renta, retainer, suscripción) o cada semana, las facturas programadas te ahorran el trabajo de crearlas a mano. Tú configuras la plantilla y la cadencia una sola vez, y Billy genera la prefactura cada día a las 6:00 AM (hora del centro de México). Cuando estés listo, revisas la prefactura y la timbras con un clic.
Las automatizaciones (facturas programadas) están incluidas en el plan Básico y superiores. El plan Independiente no incluye esta funcionalidad — si quieres usarla, considera cambiarte al plan Básico desde Configuración → Suscripción.
Cómo funciona
Creas una plantilla
Una plantilla guarda los datos comunes de tus facturas recurrentes: cliente, conceptos, montos, método de pago. Es como una receta que Billy va a usar cada vez que toque generar una factura.
Crear una plantilla →Programas el calendario
Desde 'Plantillas', abres el menú de acciones de tu plantilla y eliges 'Programar'. Se abre un panel donde defines la cadencia (diaria, semanal, mensual o anual), el día y, opcionalmente, una fecha de fin. La plantilla ya viene seleccionada — Billy te lleva directo al paso de configuración.
Billy genera la prefactura cada mañana
Cuando llega el día programado, Billy genera la prefactura automáticamente a las 6:00 AM. Si tienes activadas las notificaciones de tu organización (Configuración → General), recibes un correo cuando los borradores están listos.
Tú revisas y timbras
Las prefacturas aparecen en tu lista de prefacturas. Las revisas para confirmar que todo está bien y haces clic en 'Emitir Factura' para timbrarlas con el SAT. Esto te da control total sobre cuándo se vuelve oficial cada factura.
Cadencias disponibles
| Cadencia | Cuándo se genera | Ejemplo |
|---|---|---|
| Diaria | Todos los días | Ideal para cobros por uso diario |
| Semanal | El día de la semana que elijas | Renta semanal de equipo, suscripciones semanales |
| Mensual | El día del mes que elijas (1–28 o el último día del mes) | Renta mensual, mensualidades, suscripciones SaaS |
| Anual | El día/mes que elijas | Renovaciones anuales, pólizas, dominios |
Si necesitas que tu factura se genere el último día del mes (incluyendo febrero, que tiene 28 o 29), elige la opción 'Último día del mes' en lugar de un número específico. Así Billy ajusta automáticamente para cada mes y nunca pierdes una factura porque un día no existe en febrero.
Variables dinámicas en la descripción del concepto
Puedes incluir variables en el campo 'Descripción del concepto' de tu factura programada. Billy las reemplaza con valores reales cada vez que genera una nueva prefactura. Esto te permite crear descripciones autoexplicativas como 'Factura 1 de 12' o 'Servicios del 11 al 15 de mayo' sin escribirlas a mano cada mes. Si tu plantilla tiene varios conceptos, cada uno tiene su propio campo de descripción — puedes personalizar uno, varios o todos.
Variables disponibles
| Variable | Se reemplaza por | Solo cadencia semanal | Requiere fecha de fin |
|---|---|---|---|
| {{mes_anterior}} | abril 2026 | No | No |
| {{mes_actual}} | mayo 2026 | No | No |
| {{mes_siguiente}} | junio 2026 | No | No |
| {{dia_actual}} | 11 de mayo de 2026 | No | No |
| {{semana_actual}} | semana del 11 al 17 de mayo de 2026 | No | No |
| {{lunes_fecha}} | 11 de mayo de 2026 | Sí | No |
| {{martes_fecha}} | 12 de mayo de 2026 | Sí | No |
| {{miercoles_fecha}} | 13 de mayo de 2026 | Sí | No |
| {{jueves_fecha}} | 14 de mayo de 2026 | Sí | No |
| {{viernes_fecha}} | 15 de mayo de 2026 | Sí | No |
| {{sabado_fecha}} | 16 de mayo de 2026 | Sí | No |
| {{domingo_fecha}} | 17 de mayo de 2026 | Sí | No |
| {{numero_factura}} | 1, 2, 3... | No | Sí |
| {{total_facturas}} | 12 (total de facturas que se van a generar) | No | Sí |
Ejemplos de uso
| Lo que escribes | Lo que aparece en la factura |
|---|---|
| Renta del mes de {{mes_actual}} | Renta del mes de mayo 2026 |
| Servicios del {{lunes_fecha}} al {{viernes_fecha}} | Servicios del 11 de mayo de 2026 al 15 de mayo de 2026 |
| Servicios de la {{semana_actual}} | Servicios de la semana del 11 al 17 de mayo de 2026 |
| Factura {{numero_factura}} de {{total_facturas}} | Factura 3 de 12 |
| Pago {{numero_factura}}/{{total_facturas}} — {{mes_actual}} | Pago 3/12 — mayo 2026 |
Variables por día de la semana
Las variables {{lunes_fecha}}, {{martes_fecha}}, etc. son útiles para describir el rango de servicios de una semana. Solo funcionan en calendarios con cadencia semanal. La primera variable del texto fija la semana del fire actual; las siguientes 'avanzan hacia adelante'. Por ejemplo, en un calendario que se ejecuta los miércoles, escribir 'Servicios del {{miercoles_fecha}} al {{lunes_fecha}}' genera 'Servicios del 13 de mayo de 2026 al 18 de mayo de 2026' — porque el lunes ya pasó esta semana, Billy toma el lunes de la próxima semana automáticamente.
Para que Billy pueda calcular cuántas facturas vas a generar en total (por ejemplo, 'de 12'), necesita saber cuándo termina la serie. Por eso estas dos variables solo funcionan si configuras una fecha de fin en tu calendario. La fecha de fin es inclusiva: si la pones el 31 de diciembre, la última factura se genera ese mismo día. Las demás variables (mes, semana, día, día de la semana) funcionan siempre.
Resumen diario por correo
Si activas las notificaciones por correo de tu organización (Configuración → General), Billy te envía un solo correo cada mañana con el resumen de todas las prefacturas que se generaron ese día. La configuración aplica a todos los calendarios de la organización. El correo te lleva directamente a la sección de prefacturas filtrada para mostrar solo las programadas, así puedes revisar y timbrar sin perder tiempo buscándolas.
Eliminar calendarios
Tus calendarios viven en la sección 'Facturas programadas' del menú lateral. Si ya no necesitas un calendario, puedes eliminarlo desde el menú de acciones — esto no afecta las prefacturas que ya generó. Si solo necesitas ajustar la cadencia, fecha de fin o las descripciones de los conceptos, crea un calendario nuevo con los valores correctos y elimina el anterior. Mientras una prefactura se está generando en ese momento exacto, Billy no te deja eliminar el calendario para evitar que se corrompan los datos — espera unos segundos e intenta de nuevo.
Preguntas frecuentes
¿A qué hora se generan las facturas?
Todos los días a las 6:00 AM, hora del centro de México (América/México_City). Genera tus prefacturas antes del horario de oficina para que puedas revisarlas y timbrarlas cuando empieces tu día.
¿Se timbran solas las facturas programadas?
No. Billy genera la prefactura (el borrador) pero no la timbra automáticamente. Tú decides cuándo timbrar después de revisar. Esto te da control sobre cuándo cada factura se vuelve oficial ante el SAT, y evita timbrar facturas que tengan errores.
¿Qué pasa si me equivoco en la plantilla después de programar el calendario?
Edita la plantilla y las prefacturas que se generen a partir de ese momento usarán los datos actualizados. Las prefacturas ya generadas no cambian — puedes eliminarlas y dejar que se regeneren al siguiente día programado, o editarlas a mano antes de timbrar.
¿Puedo personalizar la descripción de cada concepto por separado?
Sí. Si tu plantilla tiene varios conceptos, el panel de programación muestra un campo de 'Descripción del concepto' por cada uno. Puedes sobrescribir la descripción de solo uno, de algunos o de todos — los que dejes en blanco mantienen la descripción de la plantilla. Cada campo acepta sus propias variables.
¿Qué pasa cuando llega la fecha de fin del calendario?
La fecha de fin es inclusiva: la última prefactura se genera ese mismo día. Después, el calendario cambia a estado 'Finalizada' y deja de generar prefacturas. El historial de ejecuciones queda intacto para tu auditoría.
¿Puedo programar varios calendarios con la misma plantilla?
Una plantilla puede tener un calendario por cada cadencia distinta. Por ejemplo, la misma plantilla podría tener un calendario mensual y otro anual, pero no dos calendarios mensuales. Si necesitas dos cadencias iguales, crea dos plantillas.
¿Qué pasa si tengo un error en una prefactura ya generada?
Como aún no está timbrada, puedes editarla a mano antes de emitirla, o eliminarla. La eliminación solo afecta esa prefactura — el calendario sigue activo y generará la siguiente en su día.
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